KURUMSALLAŞMA OLGUSU

Hani meşhur bir söz vardır: “İyi bir yönetici, kendinden sonra gelecek en iyi 2. yöneticiyi seçen kişidir.” Çok doğru bir tanım! Ancak Türkiye koşullarını düşündüğümüzde yönetici olma kıstaslarının ABD ve AB ülkelerine göre çok büyük farklılıklar arz ettiğini görmekteyiz. Genel olarak inşaat yapım, proje yönetimi, tasarım ve müşavirlik firmalarına baktığımızda özellikle yapımcı firmaların çoğunun “patron erkil” bir anlayışla yönetildiğini tespit etmek hiç de zor olmayacaktır. Kurumsallaşma, firmalarımız için içeriği merak edilen bir bilinmeyen, yapılmasının gerekli olduğu her yerde dile getirilen ancak getirisinin ne olacağı hakkında tam bir fikir sahibi olunmadığı için kendisinden çekinilen hatta korkulan, bu nedenle de sürekli ertelenen bir olgu olarak kalmaktadır.  Çoğu firma, kurumsallaşmak için çaba harcıyormuş gibi görünmesine rağmen, şeklen yapılan bir iki düzenlemeyle sanki firmalarının kurumsallaşmasını harfiyen yerine getirmişçesine onu, dışarıya karşı bir gösteriş, bir övünç vesilesi olarak kullanırken, iç yapılanmalarında ise yine o bildik, eski “patron erkil” tarzını korumaya özen göstermektedir.

Peki, Bunun Nedeni Nedir?

Bunun en önemli nedeni, kurumsallaşmanın ne işe yaradığını ve kurumsal bir yapının bir süreç yönetimiyle nasıl tesis edileceğini tam olarak bilememekten kaynaklanan önyargı olarak görünse de ana etken, “eskiden kurumsallaşma mı vardı?” sorusunda tezahür eden ve tarihin ilk çağlarından beri insanoğlunun başına belâ olmuş o meş’um “yeniliğe karşı direnç gösterme” hastalığıdır. Çünkü eski ve geleneksel olan, her türlü hatasına, aksak yönlerine rağmen en ince detayına kadar bilinendir ve bu mevcut yapı içinde hemen her konuya hâkim, tek güç sahibi yöneticiler, patronlar hiç bilmedikleri yeni bir idari yapılanmayla ellerindeki güçleri kaybedecekleri, şirketteki egemenliklerini yitirecekleri korkusuna kapılırlar. Zira bilinmeyen, her zaman korkutucu olmuştur. Yıllardır tüm hayatî kararları tek başına almış ve bunda bir yere kadar başarılı olmuş patron ve bir iki sadık yöneticisinin, her konuyu bildiğini iddia eden sinekkaydı tıraşlı ve beyaz gömlekli üniversite mezunu ukalaların kendi kurdukları şirketlerinde kendileri kadar söz sahibi olmalarının verdiği kızgınlık da kurumsallık olgusunun karşısındaki diğer bir engeldir.

Şirketi eski ve tozlu bir iş hanı odasından kendine ait ihtişamlı merkez binası olan bir müteahhitlik firması haline getirmiş yaşlı patronun şirkete gelmeden önce güvenlik elemanlarının telefonla haberdar edildiği ve yabancı ülke cumhurbaşkanları gibi kapılarda merasimle karşılandığı firmalarda kurumsallaşmanın niçin gerekli olduğunu anlatmak bile dünyanın en zor işidir. Aslında bu noktada akla hemen şu soru gelmektedir:

Kurumsallaşma Bu Tip Firmalar İçin Çok Da Gerekli Midir?

Bu seçim tabi ki şirketi yönetenlerin tercihidir. Tek adam yapılanması Türkiye için hâlâ geçerli bir anlayıştır ve hatırı sayılır miktarda orta ölçekli firma patronunun,  resmî kurumlarla olan yakın ilişkileri sayesinde ellerindeki gücü kimseye devretmeye niyetli olmadıkları, gücün babadan oğula geçtiği padişahlık sistemini tercih etmeleriyle zaten son derece açıktır. Türkiye’de ve Dünya’da geçerli olan en önemli kural, para ve güç kimdeyse her durum ve şart karşısında her zaman haklı olanın bu kişi olduğu prensibidir. Bu tip firmalarda patronlar iş bağlantılarını yapan tek kişi oldukları için firmalarının kurumsallaşmasına çok da ihtiyaç duymazlar. Çünkü onların iş alma ve şirket devamlılığını sağlama gibi bir korkuları, endişeleri yoktur. Zira merkezî iktidarlar ya da yerel yönetimler değişse bile “kral öldü, yaşasın yeni kral” mantığıyla her zaman yönetici erke yakın durarak ve onlarla çeşitli çıkar ilişkileri geliştirerek bu sorunu halletmişlerdir. Kâr marjı çok yüksek işler aldıkları için de kara düzen bir yönetim anlayışıyla bile zaten çok para kazanmaları garantidir.

Söz konusu firmalara genellikle feodalitenin kol gezdiği doğu ve güneydoğu illerinde rastlansa da günümüzde hemen her şehrimizde ağalık temelli yapılanmasını, etnisite ve cemaat tarikat yakınlaşmaları ile güçlendiren firmalar için bu husus, ihale almada neredeyse tek kıstas haline gelmiştir. Şirket çalışanları ise sadece yukardan alınan kararların sıkıcı hamaliyelerini yerine getiren ve kendilerine iş verdiği için ağalarına büyük bir minnet hissiyle bağlı sadık marabalardır. O nedenle patron, kapısından ekmek yiyen maraba gözüyle gördüğü çalışanlarına canının istediği gibi davranmayı, canının istediği saatte arayıp iş buyurmayı en doğal hakkı olarak görür. Üstüne üstlük şantiyelere gönderilecek çivinin bile nereden ve ne kadar alınacağına karar vermeye alışmış tek adam yani patronun çalışanlarına en küçük bir inisiyatif kullanma hakkı tanımaması, onlara duyduğu güvensizlikten ileri gelmektedir ve bunun doğal bir sonucu olarak yapılan her şeyden, atılan her adımdan bilgilenme, haberdar olma isteği, patronların vazgeçemedikleri bir davranış biçimi, iyileştiremedikleri kronik hastalıklarıdır.

Peki, Bu Tip Bir İşletmede Kurumsallaşmaya Kalkışmak Ne Denli Başarılı Olur?

Tecrübelerle sabittir ki feodal ilişkilerle yürüyen şirketlerde iş hacmi ve finansal büyüme artık kurumsallaşmayı zorunlu kılsa bile, alışılmışın dışına çıkmaya çalışmak, bu işe yeltenen zavallı kurban için çok zor bir sürecin başlaması demektir. Patronların, patronun çevresindeki yıllanmış adamların, şirket çalışanlarının sizi görünce bir anda buruşan suratları ve bire bin katarak abarttıkları işleri arasında isteksizce, lütfen vakit ayırdıkları, tali, gereksiz ve en önemlisi para kazandırmayan boş işlerle uğraşan birisinizdir artık. Arkanızdan yapılan “Yahu biz şirkete para kazandırmak için canımızı dişimize takmış uğraşıyoruz, bir de araya bu adamın hiçbir işe yaramayan angaryaları giriyor” yorumlarının muhatabı olarak çok kısa bir zamanda kendinizi işe yaramaz bir pislik gibi hissetmeniz kaçınılmazdır. Bu nedenle kurumsal bir yapının getireceği yararların farkında olmayan ve alıştıkları geleneksellikten dışarı çıkmaya korkan işletmelerde kurumsallaşmak için çaba harcamak boşa kürek çekmektir.

O halde hangi tip işletmeler kurumsallaşmak için adım atmalılar?

Bu sorunun yanıtı çok kolay: Kurumsallaşmanın gerekliliğine inanan, bu konuya kendilerini hazır hisseden ve yeniliklere karşı direnç göstermeyen firmalar…

Hiç kuşkusuz büyüyen ve genişleyen iş hacmi, daha fazla finansal kaynak ihtiyacı, kapasitelerinin çok üzerinde işle boğuşmak zorunda kalan az sayıdaki personelin çaresizlikleri nedeniyle hantallaşmış, hareket kabiliyeti sınırlanmış işletmelerin, belirli bir süreç sonucu tamamlamaları gereken ürünlerini zamanında teslim edememeleri ya da eksik ve hatalı hizmet üretiminde kontrol edilemezliğin hatırı sayılır oranda artması yüzünden müşterileri nezdinde prestij kaybına uğramaya başladıkları noktada, kurumsal yapıya geçiş için gereken tüm şartlar ve uygun zemin oluşmuş demektir.

Tam bu noktada kurumsallaşmanın ana bileşenleri nelerdir sorusunu sormanın zamanı geldi sanırım:

Değişim süreci organizasyonel kurgusunu hayata geçirdiğinde kurumsallık olgusunun kişilerden bağımsız olma karakteri de yapılandırılmış demektir. Kurumsal dayanılmazlığın sistematiğine kavuşan şanslı bir işletme kazandığı dinamizmle, bir zamanlar statik ve hantal yapısının ayrılmaz parçası, “Abi, Haldun Bey seyahatte, teklifinizin sonuçlanması için onun dönüşünü bekliyoruz”vari acziyetlerini, “Değerlendiriyoruz, sonuçlandığında sizi haberdar edeceğiz”in özgür ve bağımsız kararlılığına dönüştürmüş demektir. Özgürce karar verebilen bir bölüm yöneticisi için bu, bulunmaz bir nimettir. Ve sınırlı da olsa güç kullanmanın tadına varmış biri, kurumsal yapının en büyük savunucusu olmuştur artık.

Kurumsallaşma, sadece yukarıda aktarılan bakış açısıyla bakıldığında, şirket içi emir-komuta zincirinin tek hâkimi patron ve en yakınındaki bir iki yöneticinin ellerindeki güç ve yetkiyi, yeni oluşturulacak disiplinler vasıtasıyla bölüm yöneticilerine paylaştırarak tek adam hegemonyasını sona erdirmek olarak tanımlanabilir. Ancak firmaların yapısal bir değişikliğe gitmelerinin tek nedeni patron saltanatına son vermek değildir elbet. Zaten, kurduğu ve bugünlere getirdiği bir işletmede patronun kendi varlığını pasifize edecek hamlelere bizzat ön ayak olması gibi bir durum çok anlamsızdır. Dolayısıyla bu tanım doğru ama eksiktir.

İşletmenin operasyonel faaliyetlerindeki sürdürülebilirliğin ivmelenmesi, kişilere endeksli yönetim anlayışının kurumsallaşma sayesinde sona ermesiyle ortaya çıkan rahatlamanın doğal bir sonucudur. Kurumsal yapılanmada kişilerden bağımsız olma insansız bir yönetim anlayışı anlamına gelmez elbet; patron ya da genel müdür olmasa bile şirketin işlerinin bir şekilde devam etmesini sağlayan mekanizmanın her koşulda işler vaziyette tutulmasıdır demek istediğimiz.

Kurumsallaşma konusunda şimdiye kadar ortaya koyduğumuz değerlendirmeler göz önüne alındığında kurumsal olmanın iki temel bileşeni olduğu görülmektedir:

1-      Kişilerden bağımsız olma

2-      Şirketin işlerindeki sürdürebilirlik

Kurumsallaşmanın yan kazanımları ise bu ana bileşenlerin tam anlamıyla uygulama alanına sokulmasıyla ortaya çıkar. Öncelikle üretim sahasında standartlar yükselir. Denetim mekanizmalarının işlevsellik kazanmasıyla belirlenen standart korunur ve geliştirilir. Her şirket kendi standartlarını belirlemekte bir yere kadar serbest olmasına rağmen günümüz rekabetçi piyasası ISO gibi standartları da belli bir standarda bağlayan kuruluşlar sayesinde firmalar arası yarışın kurallarını gün geçtikçe daha yukarı taşımaktadır. Bu durumda da kurumsallaşma yükselen standartların yani kalite artışının vazgeçilmezi olmaktadır.

Peki, Kurumsallaşma Nasıl Yapılmalı?

Öncelikle yukarıda da bahsedildiği gibi bunu tali bir iş olarak görmek ve asli işlerden kalan zamanda “ek görev” olarak uğraşmak kurumsallaşmanın sağlıklı tesisi adına sadece vakit kaybıdır. Kurumsallaşmanın olmazsa olmazı gerekliliğine duyulan inanç, istek, sahiplenme ve hevestir. Ancak bugüne değin “Biz kurumsal bir yapıya sahibiz” diyerek bunu bir övünç vasıtası olarak kullanan birçok firmada maalesef kurumsallık yalnızca lafta kalmaktadır. Çünkü çevresinde rekabet halinde olduğu birçok firmanın ISO belgesi alması ve kurumsal bir yapıyı bir şekilde gerçekleştirmesi, patron erkil şirketlerde merak uyandırmakta ve piyasada tutunmak için bu işin zorunlu olduğunu gördüklerinden: “Dur bakalım biz de şu kurumsallık neymiş bir görelim” mantığıyla bu işi başarmış işletmelerdeki arkadaşlarına sorarak, onlardan yardım isteyerek bir şekilde bu zorunluluğu gidermeye çalışmaktadırlar.

Ancak işin ilginçliği şuradadır:  Patronlar şirket içinden ya da dışarıdan bu işlerde uzman profesyonellerden yardım istediklerinde sanki kendileri “kurumsallık” kavramının dışındaymış gibi davranmayı sürdürürler. Sanki kurumsallaşma kendileri haricindeki diğer kadroları kapsayacak şekilde yapılanacak, kendileri ise eski düzeni sürdüreceklerdir. Şirketlerimizdeki göstermelik kurumsalcıklaşmalar işte tam da böyle gerçekleşir. Kurumsallaşmayı etrafta herkes kurumsallaştığı için mecbur kalıp uygulama alanına sokan firmalarda bu kavram işleri hızlandıracağına, çalışanlara bir sürü ek yük getirdiğinden daha beter ayak bağı olur.

Gösterişli, cafcaflı departman isimleri olan müdürler, bölüm şefleri, bir sürü evrak, sipariş formu, kalite belgesi, prosedür kullanımda olmasına rağmen 2 kutu toplu iğne almak için bile yine patronun onayının gerekmesi, eskiden patronun kapısını çalıp “Abi kırtasiye bitti, Ahmet’i gönderelim de şu listeyi alıversin müsaade edersen”le işi çözen şirket çalışanları için hiçbir şeyin değişmediği anlamına gelmektedir. Yani kurumsallaşma sonrası basit bir kırtasiye alımı bile haftalarca sürdüğü, ekstra bir sürü formalite gerektirdiği ve üstüne üstlük sonuçta yine patronun onayına başvurulduğu için tam bir eziyet halini alır. Çok iyi biliyorum, ihalelere katılabilmek için İdarelerce şart koşulan ISO 9000 belgesini almış birçok firmada muhasebe bölümünden birisi denetim zamanı yaklaştıkça ISO’nun gerekli kıldığı ve o güne kadar şirket bünyesinde hiç kullanılmamış bir sürü formu birkaç günde sanki kullanımdaymış gibi doldurup hazırlamakta ve bu koca kâğıt tomarlarını birkaç saat içinde şirket ilgililerine imzalatmaktadır. Oysa bu firmalar dışarıya karşı son derece düzgün işleyen kurumsal bir yapıları olduğu imajı vermektedirler. O zaman bu yaptıklarının tek bir adı vardır: Sahtekârlık!  Takiyye!

Dolayısıyla özetlemek gerekirse, eğer değişim zorunlu görülüyorsa öncelikle ona olan bakış açısı ve yaklaşım çok önemlidir. Asıl soru şudur: Kurumsallaşma amaç mıdır yoksa araç mı? Kurumsallaşmayı hedeflerine ulaşmak için binecekleri bir tramvay olarak görenlerin yaklaşımları, yukarıda uzun uzadıya anlattığım gibi, idarelerce ihalelere girmek için belli standartların tutturulması zorunlu kılındığı için, sadece göstermeliktir.

Ya Kurumsallaşma Kararı Alınmışsa?

Şimdi de anlattığımız olumsuzlukların olmadığı bir şirkette kurumsallaşmanın gerekliliğine gerçekten inanıp, kurumsallaşma kararı alındığını ve bu işle bir grup çalışanın görevlendirildiğini düşünelim. Öncelikle kurumsallaşma kavramının süreç yönetimi prensipleriyle yönetilmesinin zorunlu olduğu ve bu sürecin bu alanda kabul görmüş metotlardan birisiyle plânlanması gerektiği gerçeğini vurgulamalıyım. Bu sürecin çok sıkıntılı geçeceği aşikârdır ve bu dönemde patronların desteğini alan işletmelerin süreci başarıyla tamamlama olasılığı yüksektir. Bu konuda yazılmış birçok yazı, makale, kitap var olduğunu bildiğimden burada uzun uzadıya kurumsallaşma yöntemlerinden bahsetmeyeceğim. Sadece S M A R T prensibiyle bu işin düzgünce ve sistematik olarak programlanabileceğini hatırlatmakla yetineceğim.

Sonuç itibariyle işletmenin diğer süreçleri gibi, bu süreç de başlı başına bir iş kümesidir ve bu sürecin bir sahibi ve sorumlusu olmalıdır.  Kurumsallaşma süreci, işletmenin yapısal ve operasyonel özellikleri göz önüne alındığında, kendisi statik ve hantalken çevresinde sürekli bir değişimi ve ilerlemeyi gözlemleyen işletmede, bu dış etkenlere karşı bir uyumun, statiklik yerine dinamizmin ve kalite standartlarında belirli bir yükselmenin gerekliliğini zorunlu kılmaktadır.

Kurumsallaşma süreci boyunca bir iç uyum meselesi her zaman gündemde olacaktır. Kurumsallaşacağım derken insanları robotlaştırma, askerî birliklerdeki gibi herkesi aynı kalıba sokup kişilikleri yok ederek topluluk bilinci yaratma mantalitesine saplanılırsa, daktilo ile yazı yazmaya alışmış ve hâlâ sürgülü hesap cetveliyle logaritma alan, ancak engin tecrübe ve birikimine şirketin şiddetle ihtiyaç duyduğu eski bir mühendise Microsoft Office programlarını öğrenmesini dayatmak ne kadar da kurumsallaşmanın ruhuyla örtüşür bu tartışılır. Bu nedenle dinamizm yanında elâstikiyet de olmalıdır ki kurumsallaşma, ondan beklenen yararları maksimize edebilsin…

Değişim süresince kalitede ve çıktılarda standardizasyon, verimliliğin artması, yetki ve sorumlulukların gerektiği gibi paylaştırılması, organizasyon şemasının ve hiyerarşik düzenin tam anlamıyla teşkili, görev tanımlarının yapılması, alt kademe çalışanları ile yönetsel erk arasında, kuralları önceden belirlenmiş bir raporlama sisteminin kurulması, periyodik oryantasyon ve şirket içi eğitim programlarının tatbiki ile şirketlerin amaç ve hedef belirlemeleri gibi çalışmalar şirket kurumsal kimliğinin oluşturulmasını sağlar. Bunda devamlılığın sağlanması tamamıyla insan faktörüne bağlıdır.  Kurumsallaşmanın tamamlandığı noktada artık işletmeler yeni ve her seferinde ulaştıkları eski hedeflerden daha büyük hedefler belirleyerek kendilerini geliştirmelidirler. Kurumsallaşmanın kalıcılığı ve uygulayıcısı insan faktörü tarafından iyice benimsenmesi buna bağlıdır.

Uğur GÖRGÜLÜ

16 Nisan 2014 – Ceyhan